Hoe houd je offerte aanvragen bij zonder CRM?

Met één lijst en vijf kolommen: klant, bedrag, datum verstuurd, laatste contact en volgende stap. Die lijst loop je één keer per week door, dat kost een minuut of tien. Meer heb je als eenpitter niet nodig om te weten wie je moet bellen en welke offerte stilligt.

Waarom je offertes kwijtraakt

Een offerte de deur uit doen voelt als iets afronden. Je hebt gerekend, geschreven, verstuurd. Klaar. Maar op dat moment begint het wachten, en wachten heeft geen plek in je hoofd. Twee weken later zit je op een klus en denk je opeens aan die dakkapel waar je nooit meer iets over hoorde.

Aan je geheugen ligt het zelden, want de klus waar je nu mee bezig bent onthoud je prima. Openstaande offertes hebben alleen geen vaste plek: half in je mail, half in je hoofd, soms op een bon in de bus. Wat je in de tussentijd het beste kunt doen als een klant stilvalt, staat in de gids over offertes waar geen reactie op komt. Hier gaat het over de stap daarvoor: weten wélke offertes openstaan.

Waarom een CRM dit meestal niet oplost

De standaardreflex is een CRM-pakket. Voor een bedrijf met vijf verkopers is dat logisch. Voor een eenpitter meestal niet: je maakt een account aan, vult twee weken netjes alles in, en daarna wint de dag het van het systeem. Een CRM waar je niet in kijkt is duurder dan geen CRM, want je dénkt dat het geregeld is.

Wanneer een CRM wél zin heeft, en welke lichte opties er dan zijn, staat in CRM voor zzp'ers. Twijfel je, begin dan met de lijst hieronder. Groei je eruit, dan merk je dat vanzelf: dan wordt de lijst te lang om in tien minuten door te lopen.

De lijst: vijf kolommen, meer niet

Maak één lijst. In Excel, Google Sheets, Apple Notes of desnoods in een schrift, waar hij staat is om het even. Kies één plek en houd het daarbij, want twee halve lijsten zijn samen geen systeem.

  • Klant: naam en waar het over gaat, bijvoorbeeld 'Jansen, dakkapel Zijlweg'
  • Bedrag: het offertebedrag, zodat je ziet wat er in totaal openstaat
  • Verstuurd op: de datum waarop de offerte de deur uit ging
  • Laatste contact: wanneer je voor het laatst iets hoorde of zelf iets liet horen
  • Volgende stap: wat er nu moet gebeuren en wanneer, bijvoorbeeld 'bellen op de 24e' of 'wacht op vergunning, check in oktober'

De kolom die het werk doet

Vier van de vijf kolommen zijn administratie. De vijfde, 'volgende stap', is de reden dat dit systeem werkt. Een offerte zonder volgende stap is een offerte die stilligt zonder dat iemand dat besloten heeft.

Dwing jezelf om die kolom altijd in te vullen, ook als de stap 'niks doen tot 1 november' is. Dat is namelijk óók een besluit. Het verschil tussen 'ik wacht bewust tot de klant zijn financiering rond heeft' en 'ik ben het vergeten' is op papier één zinnetje, maar in omzet kan het een hele klus schelen.

Het weekmoment: tien minuten, vaste dag

Kies een vast moment. Vrijdagmiddag half vijf werkt goed: de week is klaar, je weet nog wat er speelde. Loop de lijst van boven naar beneden door en stel per regel één vraag: klopt de volgende stap nog?

Drie dingen kunnen er gebeuren. De stap klopt nog, dan ga je door naar de volgende regel. De stap is verlopen, dan doe je hem nu of zet je een nieuwe datum. Of de offerte is klaar: geaccepteerd, afgewezen of na een paar pogingen gewoon dood. Die regel maak je grijs of streep je door. Verwijderen hoeft niet, aan het eind van het jaar is het leerzaam om te zien wat er met al die aanvragen gebeurd is.

Wat je op de lijst zet, en wat niet

Alleen verstuurde offertes horen op de lijst. Aanvragen waar je nog aan rekent, ideeën, mensen die 'misschien in het voorjaar iets willen': niet. Zodra je de lijst gaat gebruiken als takenlijst of als klantenbestand, groeit hij dicht en stop je met kijken.

Hetzelfde geldt voor extra kolommen. Het is verleidelijk om er 'bron', 'kans van slagen' en 'notities' bij te zetten. Doe het niet, of doe het pas als je drie maanden lang elke week de lijst hebt doorgelopen. Het systeem staat of valt met hoe licht het is.

Waar dit systeem ophoudt

Eén kanttekening: deze lijst herinnert je nergens aan. Hij werkt alleen als je dat weekmoment echt houdt, en dat is precies waar het bij de meeste mensen na een maand of twee misgaat. Zet het weekmoment daarom als terugkerende afspraak in je agenda, met melding.

En krijg je zoveel aanvragen dat tien minuten per week niet meer genoeg is, dan is dat een luxeprobleem en een goed moment om alsnog naar een licht CRM te kijken. Je neemt dan gewoon dezelfde vijf kolommen mee. Tot die tijd is de lijst genoeg.