Te veel losse tools: zelf-audit voor kleine teams

Waarom dit stuk voor jou is en niet voor een IT-afdeling

Bijna alles wat je over dit onderwerp leest, gaat over bedrijven met honderden werknemers. Zylo telde over 2024 gemiddeld 275 applicaties per bedrijf, en 53% van de licenties bleef in een gemiddelde periode van 30 dagen ongebruikt. Interessant, maar jij hebt geen 275 apps en ook geen IT-afdeling die dit voor je uitzoekt.

Jij hebt waarschijnlijk een stapel losse dingen: een boekhoudpakket, een mailprogramma, WhatsApp, een agenda, iets voor facturen, iets voor je nieuwsbrief, een spreadsheet die eigenlijk je klantenlijst is, en een paar abonnementen waarvan je niet meer precies weet waarom ze er zijn. Dit stuk is voor die situatie. Team van 1 tot 3 mensen, geen budget voor consultants, half uur tijd.

De audit: 30 minuten, vier kolommen

Je hebt geen software nodig om dit te doen. Een A4 of een leeg spreadsheet werkt. Zet er vier kolommen op en loop ze in deze volgorde af.

• Kolom 1: elke tool die je gebruikt. Ook de gratis dingen, ook de spreadsheet, ook WhatsApp.
• Kolom 2: wat elke tool per maand kost. Jaarabonnementen deel je door twaalf.
• Kolom 3: met welke andere tool praat deze tool vanzelf? Vaak is het antwoord: geen enkele.
• Kolom 4: waar typ jij hetzelfde twee keer in? Dit is de kolom waar het pijn doet.

Kolom 1 en 2: alles op een rij, ook de vergeten abonnementen

Begin met je bankafschriften van de afgelopen drie maanden. Zoek op afschrijvingen van bedragen onder de 25 euro, want daar zitten de vergeten abonnementen. Die tool die je in 2023 een maand hebt geprobeerd en nooit hebt opgezegd, staat daar tussen.

Zet daarna de gratis tools erbij. Ook zonder prijskaartje vragen ze aandacht. Elke tool is een extra inbox, een extra wachtwoord, een extra plek waar informatie kan liggen die je later kwijt bent. Tel onderaan kolom 2 het maandbedrag op. Grote kans dat het hoger uitvalt dan je had gegokt, en dan moet kolom 4 nog komen.

Kolom 3: wat praat met wat

Trek per tool een lijntje naar elke andere tool waar automatisch informatie naartoe gaat. Automatisch betekent: zonder dat jij iets kopieert, exporteert of overtypt. Een koppeling die je ooit hebt gezien in een menu maar nooit hebt aangezet, telt niet.

Bij de meeste kleine teams blijft het papier vrijwel leeg. Elke tool is een eiland, en jij bent het bootje dat er de hele dag tussen vaart. Software voor kleine bedrijven wordt los per probleem verkocht, en niemand verkoopt je de verbinding erbij.

Kolom 4: waar zit het dubbele werk

Loop een normale werkweek na en schrijf elke plek op waar dezelfde informatie twee keer door jouw handen gaat. Een paar voorbeelden die je waarschijnlijk herkent staan in de lijst hieronder.

Herken je er drie of meer, dan heb je te veel tools die elkaar niet kennen. Eenzelfde patroon zie je bij afspraken: wie zijn agenda nog per mail en appje heen en weer plant, verliest daar elke week tijd aan. Hoe je dat oplost lees je in je agenda beheren als zzp'er.

• Een klant mailt een opdracht, en jij typt naam en adres over in je facturatieprogramma.
• Dezelfde klant staat in je mail, in je boekhoudpakket en in een spreadsheet, met drie verschillende telefoonnummers.
• Je zet een afspraak in je agenda en stuurt daarna zelf nog een bevestiging per mail.
• Aan het eind van de maand zoek je bonnetjes bij elkaar uit drie verschillende apps.

De regel: minder tools wint van betere tools

De reflex na zo'n audit is een nieuwe tool zoeken die alles oplost. Doe dat niet meteen. Op deze schaal is elke tool die je schrapt winst, ook als de overgebleven tool net wat minder mooi is. Een middelmatige tool die je elke dag gebruikt en die aan je andere systemen hangt, verslaat een uitstekende tool die als los eiland naast de rest staat.

Concreet: kan je nieuwsbrieftool weg omdat je toch maar vier mails per jaar stuurt? Kan de spreadsheet met klanten samenvallen met de plek waar je factureert? Elke samenvoeging haalt een regel uit kolom 4 weg. Hoeveel tools een klein team echt nodig heeft, en welke, staat in de minimale stack. Het zijn er minder dan je nu hebt.

Schrappen gaat voor koppelen. Pas als twee tools allebei echt moeten blijven, is een koppeling ertussen de volgende stap.

Wat je met de uitkomst doet

Je hoeft niet alles in een weekend om te gooien. Kies uit kolom 4 de ene regel die je het meeste tijd of ergernis kost, en los alleen die op. Zeg het abonnement op dat je in kolom 2 vond en niet gebruikt, dat is je eerste concrete winst van vandaag.

Bewaar het A4. Doe de audit over een half jaar opnieuw, in een kwartier dit keer, en kijk of kolom 4 korter is geworden. Dat is de enige meetlat die er op deze schaal toe doet: minder momenten waarop jij informatie van het ene systeem naar het andere tilt.