Zakelijke voicemail: teksten die klanten niet laten ophangen

Waarom je voicemailtekst over omzet gaat

Op het moment dat jouw voicemail afspeelt, staat er een klant met een vraag die nú speelt, met de telefoon aan het oor. Die klant beslist in die paar seconden of het de moeite is om op jou te wachten, en er staan genoeg andere kappers, bakkers of loodgieters in dezelfde zoekresultaten.

Je voicemailtekst is dus het enige stukje verkoop dat je doet terwijl je er zelf niet bij bent. Een tekst die alleen zegt dat je er niet bent, geeft de beller precies nul redenen om te blijven. Een tekst die vertelt wanneer je terugbelt en waar het sneller kan, geeft er twee.

De twee dingen die een beller wil horen

Alles wat een goede zakelijke voicemail moet doen, past in twee zinnen. Al het andere is opvulling die de beller moet uitzitten voordat de piep komt.

• Wanneer hoor ik iets van je? Een concreet moment ('vandaag tussen 15:30 en 16:00') werkt beter dan 'zo snel mogelijk'. Vage beloftes voelen als geen belofte. Voor het kiezen en volhouden van zulke vaste momenten is er een aparte gids over een terugbelbeleid opstellen.
• Kan het ergens sneller? Veel vragen hoeven helemaal niet telefonisch. Een appje of mailtje handel je af op een moment dat het jou past, en de beller heeft dan al iets gedáán met de vraag. Noem één alternatief kanaal, met het adres of nummer erbij.

Script 1: de gewone werkdag

Dit is je standaardtekst voor tijdens openingstijden, als je gewoon aan het werk bent en niet kunt opnemen.

'Je belt met [bedrijfsnaam], dit is [voornaam]. Ik kan je telefoontje op dit moment niet aannemen. Op werkdagen bel ik terug tussen [tijdstip] en [tijdstip]. Gaat het sneller? App je vraag naar dit nummer of mail naar [mailadres], dan reageer ik meestal binnen een uur. Spreek anders je naam en nummer in, dan hoor je vandaag van me.'

Vul echte tijden in en houd je eraan. Een terugbelbelofte die je twee keer breekt, is erger dan geen belofte.

Script 2: buiten openingstijden

Wie om 21:30 belt, weet vaak best dat je dicht bent. Die persoon wil vooral weten of de vraag morgen nog ergens landt.

'Je belt met [bedrijfsnaam]. We zijn nu gesloten en weer open op [dag] om [tijd]. Stuur je vraag alvast via WhatsApp of mail naar [mailadres], dan is dat morgenochtend het eerste wat ik oppak. Inspreken kan ook, dan bel ik je morgen vóór [tijd] terug.'

Het verschil met een standaardtekst zit in dat ene concrete moment: 'morgen vóór 09:00' geeft de beller een reden om niet verder te zoeken vanavond.

Script 3: je zit vol of hebt vakantie

In drukke weken of tijdens vakantie is eerlijkheid je beste tekst. Een beller die pas over twee weken antwoord krijgt maar dat nú al weet, is minder chagrijnig dan een beller die drie dagen in het ongewisse zit.

'Je belt met [bedrijfsnaam]. Ik ben afwezig tot [datum] en luister mijn voicemail in die periode niet af. Mail je vraag naar [mailadres], dan beantwoord ik die in de week van [datum]. Voor spoed kun je terecht bij [collega of alternatief].'

Zeg het erbij als je de voicemail echt niet afluistert. Anders spreken mensen in en wachten ze op een telefoontje dat nooit komt.

Script 4: doorverwijzen naar je snelste kanaal

Als je merkt dat het gros van je vragen prima via de app kan (afspraak verzetten, prijs opvragen, openingstijden), mag je voicemail daar gerust op sturen.

'Je belt met [bedrijfsnaam]. De snelste manier om iets te regelen is via WhatsApp op dit nummer: afspraken, prijzen en vragen beantwoord ik daar tussen de klanten door. Liever teruggebeld worden? Spreek je naam en nummer in, dan bel ik vandaag tussen [tijdstip] en [tijdstip] terug.'

Zet de WhatsApp-link dan ook op je site en in je Google-profiel, zodat mensen dat kanaal al kiezen vóórdat ze bellen.

Zo spreek je hem in zonder gedoe

Je hebt geen studio nodig. Neem de tekst gewoon op met je eigen telefoon, in een rustige ruimte, en lees hem twee keer hardop voor voordat je opneemt. Struikel je over een zin, dan is de zin te lang. Kort hem in en probeer opnieuw.

Houd het onder de twintig seconden. Elke seconde extra is een seconde waarin de beller kan ophangen voordat je bij het terugbelmoment bent. En zet de belangrijkste informatie vooraan: eerst het terugbelmoment en het snelle kanaal, dan pas de rest.

Wat een goede tekst niet oplost

Een sterke voicemailtekst werkt alleen bij bellers die hem uitluisteren en daarna iets doen: inspreken, appen of mailen. Wie ophangt bij de eerste toon, is en blijft een gemiste oproep, hoe goed je tekst ook is. En alles wat wél binnenkomt, moet je nog steeds zelf opvolgen, op de momenten die je hebt beloofd.

Wil je weten hoe groot dat gat bij jou is en wat je eraan kunt doen, van gratis stappen tot een automatische eerste reactie op elke gemiste oproep, lees dan de gids over gemiste telefoontjes oplossen. De voicemailtekst uit deze gids is daar stap één van.